关注15个电子邮件使用细节

无论你是在讨论某个公司还是普遍环境中，电子邮件都是通信中不可或缺的部分。从日常事务到最高机密，在许多公司中，特别在信息技术专业人士当中，电子邮件都是默认的通信方式。这也就使得有很多电子邮件会误用和滥用的事情发生，给人们造成困扰。

出于这种考虑，TechRepublic的成员PenguinVitamins决定在我们的论坛中展开一个讨论，倡议社区中的成员讨论最常见的电子邮件误用。他获得了大量支持或反对他论点的回复，并形成了一个值得关注的误用及相关解释的列表。

电子邮件错误使用方式列表

这里是PenguinVitamins的原始列表以及Jaqui和DT-IT的附加列表。

1、回复在电子邮件分配表（distribution list）中收到的邮件。大家犯的一个相当常见的错误是简单地回复在电子邮件分配表中收到的邮件。并非列表中的所有成员都需要进行回复，而且在大多数情况下，由于回复消息都使用相同的原始收件人列表而变成“垃圾”邮件。

在回复没有编辑收件人列表的邮件之前你应该询问自己的问题是：

你的回复打算向整个分发列表发送吗？如果不确定，请相应地修改收件人列表。在多数情况下，你会打扰列表中的其他成员。

2、从大型分配表的接收和递送报告。接收报告对跟踪电子邮件回复很有好处，但是如果你不需要它就没有效果了。

在第一次通过大型分配表发送消息时启用接收报告之前，你应该问问自己：

a.你在意收件人是否收到这个邮件吗？如果不是很在意，那么就不需要接收报告。

b.你确实希望在你已经拥挤不堪的电子邮件收件箱中收到大量的报告吗？

3、将允许接收报告作为默认设置。你可以要求你发出的每个电子邮件发送报告或阅读接收报告。但是有这个必要吗？这样会影响效率。不能被所有电子邮件接收者接受。

在你的电子邮件客户端程序中将接收报告设为默认设置前，你应该考虑下列因素：

a.你是否在意接收报告阅读了你的所有消息？包括抄送（cc）的电子邮件。

b.你需要跟踪所有你发送出的电子邮件吗？这样做的真实原因是什么，没有更好的变通之策吗？